Az ERP-projektek költségvetése azért csúszik meg gyakran, mert az ajánlat a szoftverről szól, a projekt viszont az adatokról és az emberekről is. Az alábbiakban végigvesszük, milyen tételekkel kell számolni, és melyik mekkora nagyságrendet jelent.

A szoftver költsége

Ez a legláthatóbb tétel: licencdíj vagy fejlesztési ár. Kész rendszernél felhasználónkénti vagy modulonkénti díj, egyedi fejlesztésnél a műszaki tervben rögzített terjedelemre adott ár. Ez a teljes projekt jellemzően 50–65%-a.

Adatmigráció

Ez az a tétel, amelyet a leggyakrabban alábecsülnek. A régi adat ritkán van olyan állapotban, hogy közvetlenül átemelhető legyen: duplikált partnerek, elavult cikkszámok, hiányzó mértékegységek, több helyen eltérő árlisták. A migráció önálló szakasz, amely felmérésből, tisztításból, leképezésből és próbafuttatásokból áll.

Betanítás és a párhuzamos üzem

A bevezetés legdrágább, de legkevésbé látható tétele a saját munkatársak ideje. A betanítás mellett számolni kell azzal az időszakkal, amikor a régi és az új rendszer párhuzamosan fut, és bizonyos adatokat kétszer rögzítenek. Ez általában 2–6 hét, és érdemes a projekt tervében szerepeltetni.

Integrációk

Az ERP önmagában ritkán elég: kapcsolódnia kell a számlázóhoz, a könyveléshez, a webáruházhoz, a szállítmányozókhoz és a NAV-adatszolgáltatáshoz. Minden kapcsolat külön fejlesztés, jellemzően néhány százezertől néhány millió forintig, a másik rendszer nyitottságától függően.

Infrastruktúra és üzemeltetés

Együttesen ez a rész évente a fejlesztési vagy bevezetési díj 12–20%-a. Ezt érdemes már a döntésnél a modellbe tenni, mert ez a tétel a rendszer teljes élettartama alatt fennáll.

Amivel nem árt előre számolni

• Terjedelemnövekedés. A bevezetés közben mindig felmerülnek új igények. Reális, ha a keret 10–15%-át erre tartalékolják.
• Kulcsember ideje. A projekt sikere azon múlik, van-e a cégnél olyan valaki, aki a folyamatot átlátja és dönteni tud. Az ő ideje valós költség.
• Átmeneti teljesítménycsökkenés. Az első hetekben lassabb a munka. Ezt tervezni kell, nem meglepetésként kezelni.

Hogyan lehet a költséget kordában tartani?

Szakaszos bevezetéssel. Nem kell egyszerre minden modult élesíteni: a készlet és a beszerzés indulhat előbb, a gyártás és a kimutatások később. Így a költség is eloszlik, és minden szakasz tapasztalata beépül a következőbe.

A másik eszköz a műszaki terv. Ha minden funkció külön becsléssel szerepel, akkor látszik, mi hagyható ki vagy halasztható — és a döntés nem a projekt közepén, hanem előtte születik meg.