A legtöbb megkeresés úgy kezdődik, hogy valami nem működik jól: az adat több helyen keletkezik, a kimutatás kézzel készül, vagy egy folyamatot egy-két kolléga tart életben fejből. Ilyenkor az első kérdés nem az, hogy melyik szoftvert vegyék meg, hanem hogy egyáltalán fejlesztés-e a válasz.

Az alábbi három szempont a gyakorlatban a döntések többségét eldönti.

1. Mennyire egyedi a folyamat?

Ha a működés megegyezik azzal, ahogy az iparágban általában dolgoznak, akkor nagy valószínűséggel létezik rá kész termék. A számlázás, a bérszámfejtés, az egyszerű készletkezelés vagy a projektmenedzsment ilyen: ezekre nem érdemes saját rendszert írni, mert a dobozos megoldás olcsóbb, azonnal használható, és a jogszabályi változásokat is a gyártó követi.

Egyedi fejlesztés ott indokolt, ahol a folyamat eltér az általánostól — és ez az eltérés gyakran éppen a cég versenyelőnye. Egy összetett árazási logika, egy sajátos gyártásközi ellenőrzés vagy egy egyedi jóváhagyási rend nem fér bele egy általános termékbe, vagy csak olyan kerülőutakkal, amelyek használhatatlanná teszik.

2. Mennyi kézi munkát köt le a jelenlegi állapot?

Ez a legkönnyebben számszerűsíthető szempont. Érdemes összeírni, hetente hány óra megy el olyan feladatra, amely csak azért létezik, mert a rendszerek nem beszélnek egymással: exportálás, importálás, adatok újragépelése, táblázatok összefésülése, kimutatások kézi összeállítása.

Tapasztalatunk szerint már heti 8–10 óra ismétlődő kézi munka esetén érdemes megvizsgálni a fejlesztést. Fontos, hogy ez nem feltétlenül teljes rendszert jelent: sokszor egyetlen integráció megszünteti a munka nagy részét, töredék költséggel.

3. Mennyibe kerül a dobozos megoldás több évre vetítve?

A licencdíj összehasonlításánál a szokásos hiba, hogy csak az első évet nézik. Egy felhasználónkénti díjazású rendszer költsége a létszámmal együtt nő, és három–öt év alatt gyakran meghaladja egy egyedi fejlesztés egyszeri költségét — miközben a rendszer nem a cég tulajdona marad.

A számítás akkor korrekt, ha az egyedi fejlesztés oldalán is szerepel a folyamatos költség: az üzemeltetés, a karbantartás és a továbbfejlesztés együtt jellemzően a fejlesztési díj 12–20%-a évente.

A köztes megoldás, amiről kevés szó esik

A gyakorlatban a projektek jelentős része nem teljes rendszer építése, hanem a meglévők kiegészítése. Marad a bevált számlázó és a webáruház, és mellé készül egy integráció, egy hiányzó modul vagy egy mobilfelület. Ez lényegesen kisebb kockázat, gyorsabban megtérül, és nem jár azzal, hogy a cég egyszerre cseréli le az összes eszközét.

Mit érdemes tenni a döntés előtt?

• Írja le a folyamatot lépésenként, azzal együtt, hogy ki mit rögzít és hol
• Becsülje meg a heti kézi munkaóra-ráfordítást a leginkább terhelt ponton
• Kérjen árajánlatot kész termékre is, három évre kivetített teljes költséggel
• Nézze meg, mely részek változnak gyakran — ezeknek konfigurálhatónak kell lenniük

Ha ezek megvannak, a döntés általában magától adódik. Mi a felmérés végén akkor is megmondjuk, ha kész terméket javaslunk — ez hosszabb távon mindkét félnek jobb.